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关于印发《如东县名人档案管理暂行办法》的通知

2018/5/18


 

各镇党委、政府,各区党工委、管委会,各街道党工委、办事处,县委各部委办局,县各委办局,县各群团组织,县各直属单位:

为加强我县著名人物档案资料的收集、管理和利用,根据《中华人民共和国档案法》和《江苏省档案管理条例》,制订了《如东县名人档案管理暂行办法》,现印发给你们,请遵照执行。

 

 

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2018518

 

 

如东县名人档案管理暂行办法

 

第一章 总 则

 

第一条  为了加强我县著名人物档案资料的收集、管理和利用,根据《中华人民共和国档案法》和《江苏省档案管理条例》,制订本办法。

第二条  本办法所称著名人物(简称名人,下同)是指在某一学科、领域、行业做出过重大贡献,产生巨大影响,并得到社会和历史认可的历代如东籍(包括在省外或国外的如东籍人士)或在如东县境内长期工作活动过的非如东籍的著名人物。主要包括:

    (一)政界:担任过副省级以上党政领导职务或相应级别的领导人;其他著名政治家(包括相当级别的各党派领导人、无党派民主人士领导人);

    (二)军界:被授予少将以上军衔或担任过正军职以上领导职务的军人;获中央军委英模荣誉称号的英模人物,其他具有一定社会影响的著名军人;

(三)工商界:具有重要影响和名望的及获得省级以上命名表彰的企业家、实业家和经营管理者;

(四)科学技术界:在省级以上科学技术领域(社会科学、自然科学)中有较深造诣的,担任中国科学院院士、中国工程院院士以及在某项科学技术领域有突出成就的专家、学者;

(五)文化教育卫生界:在国内外有重要影响的,有较深造诣的、有突出贡献的、有一定知名度的演员、美术师(二级以上)、教师(特级、教授)、医生(名中医、主任医师)、学者;

    (六)体育界:获得国家级以上荣誉的及在国内外知名度较高的运动员、教练员;

    (七)宗教界及知名人士:享受国家政府特殊津贴的、获得国家级以上荣誉称号的、从事某项活动获国家级以上奖励的;著名的社会活动家、宗教界知名人士、著名民间艺(匠)人等;

(八)对国家和社会有突出贡献、在国内外有重要影响的其他著名人士;

(九)在如东工作活动过的著名华侨、外籍华人和外国人士;

(十)历史上著名人物参照上述条款认定。

第三条 本办法所指的名人档案是名人在长期工作、学习、生活中形成的,具有保存、查考价值的,不同载体的文字、照片、声像和实物。

 

第二章  收 集

 

第四条  名人档案的收集原则:名人在工作、学习和生活中形成的,真实反映其一生经历和贡献的具有保存查考价值的各种载体形式的文件材料均应接收、征集归档。

第五条  名人档案的收集内容:

(一)反映名人一生经历及其主要活动的生平材料,如自传、传记、回忆录、履历表等;

(二)反映名人职务活动的材料,如文章、报告、手稿、演讲稿、日记等;

(三)反映名人成就的材料,如著作、研究成果、书画等;

(四)社会对名人研究、评价的材料,如纪念性、回忆性材料,研究介绍材料等;

(五)名人所获得的各类证书、奖章以及与名人有关的谱牒、信函、纪念品等;

(六)反映名人活动的照片、音像(录音带、录像带)、多媒体光盘、实物等特殊载体形式的材料;

(七)名人和其相关人的口述历史材料等。

(八)名人收藏的图书、资料及其他具有历史和纪念意义的物品;

(九)其他有保存价值的档案资料。

第六条 名人档案的收集形式:

(一)依据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》及其相关法规进行收集;

(二)接收有关单位依据国家规定向县档案馆移交的名人档案;

(三)档案所有者向县档案馆捐赠、寄存或出售的名人档案;

(四)对其他档案馆、有关部门保存的名人档案进行复制;

(五)对散存在县内外的名人档案进行征集;

(六)县档案馆与档案所有者商定的其他收集方式。

第七条 单位向县档案馆移交名人档案时,县档案馆与移交单位办理交接手续,填制移交清单一式两份,县档案馆与移交单位各执一份。

第八条  个人向县档案馆捐赠名人档案时,县档案馆与捐赠者签订捐赠协议,并向捐赠者颁发捐赠证书。

第九条 向县档案馆寄存的名人档案,县档案馆与档案所有者或其代理人签订寄存协议。

第十条 名人档案所有者向县档案馆出售名人档案,县档案馆要与出售人签订购买协议。

 

第三章 鉴定与整理

 

第十一条  县档案馆组织专家对征集到的名人档案进行鉴定,确保名人档案的真实性。

第十二条  名人档案的整理原则是:遵循名人档案形成的客观规律,保持文件材料之间的内在联系,真实反映名人工作、学习和生活的本来面貌,便于保管和利用。

 第十三条  名人档案的整理方法:

(一)全宗划分:以每个名人为单位设立全宗。

(二)全宗内档案的分类:按“载体结合问题或重要程度”进行分类。

1、纸质类包括生平传记、著作、手稿、学术论文、信件、题词、外事活动、出版物、报刊等纸质材料;

2、照片类包括感光照片和数码照片等;

3、声像类包括录音、录像及光盘等由磁性材料制成的记录材料;

4、实物类包括奖杯、奖状、奖章、像章、证章、证书、纪念品、书画及有保存查考价值和纪念意义的其它物品等。

(三)整理单位:名人档案以卷(册)为单位进行整理。名人档案中的纸质和实物档案的整理,按照第(四)、(五)款执行。照片、声像、光盘等档案的整理,参照国家相关标准或江苏省的规定执行。

(四)装订:名人档案采取装订或不装订方式进行整理;

(五)排列与编目:

1、在分类的基础上按问题、时间顺序对档案材料以卷(盒)为单位进行编排;

2、为保护名人档案的原样,不在名人档案原件上编页号和加盖档号章,将卷内每件名人档案文字材料装入A4纸大小的信封,在信封上加盖档号章并填写相关内容。

3、将名人档案材料按类别和档号顺序装入档案盒,盒号即为案卷号。不同载体形式的档案材料一般不混装,名人的字画及其它实物,应根据不同的形状与尺寸制作装具;

4、卷内目录的编制

1)卷内目录应排列在卷内文件首页之前。

2)序号,以卷内文件材料排列先后顺序填写序号,亦即件号。

3)文件编号,应填写文件的发文字号。

4)责任者,应填写文件形成者或第一责任者。

5)文件题名,应填写文件标题,没有题名或题名不规范的,自拟题名,外加“[]”号。

6)日期,应填写文件形成的时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19350909。有的文件未注明日期,编目时应根据文件的内容加以考证并填写。

7)页数,应填写一件文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。

 8)备注,文件材料需说明的情况。

 9)档号,由全宗号、分类号、案卷号、序号组成。

 全宗号,全宗号由负责接收的档案馆给定;

 分类号,应根据档案馆制订的分类方案中设定的类别号确定;

 案卷号,应填写名人档案按一定顺序排列后的流水号;

 序号,应填写卷内文件排列顺序号。

5、卷内备考表编制

1) 卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数、文件缺损、补充以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

2) 整理人,应由立卷责任者签名。

3) 整理日期,应填写完成立卷的时间。

4) 检查人,应由案卷质量审核者签名。

5) 检查日期,应填写案卷质量审核的时间。

6) 互见号,应填写反映同一内容不同载体档案的档号,并注明其载体类型。

7)卷内备考表,应排列在卷内全部文件之后。

6、案卷目录的编制

1)序号,应填写登录案卷的流水顺序号。

2)姓名,名人的姓名。

3)档号,由全宗号、分类号、案卷号组成,填写方法同“卷内目录的编制”。

4)归档单位,应填写负责归档的部门或单位。

5)归档时间,应填写归档的日期,如“20170506

6)件数,应填写盒内全部文件的之和。

7)备注,可根据管理需要填写文件材料的密级、互见号或存放位置等信息。

7、填写归档说明。归档说明分二部份,第一部份写名人简历,第二部份写档案整理情况,归档说明置于名人档案案卷目录之前;

8、同一名人全宗不同载体形式的档案异地存放时,应建立互见号;

9、名人纸质档案的整理,上述条款未及之处,按照档案整理的有关规则与方法进行。

 

第四章 保管与利用

 

第十四条 名人档案的保管期限统一划分为永久保存。   

第十五条 县档案馆设名人档案库,专门保管名人档案,并采取有效措施,配备相关设备,科学规范保管名人档案,确保名人档案的安全,防止名人档案丢失或损坏。

第十六条 县档案馆需定期检查名人档案的保存状况,对破损、变质的档案及时采取修复、复制等技术进行保护抢救。

第十七条  名人档案要建立全宗卷,内容主要包括:全宗说明、历次征集档案的交接文据、协议和目录清单、档案数量、质量、保管状况、调阅利用等情况的登记、统计记录。

第十八条  档案形成者或捐赠者需要利用本人捐赠、寄存的档案时,县档案馆提供优先和免费服务。档案的捐赠或寄存者应及时向县档案馆补充新形成的名人档案文件材料,以确保名人档案的完整性。

第十九条  档案形成者或捐赠者要求保密或限制使用的档案内容,县档案馆应遵从要求,严格按照接收、捐赠手续或寄存协议,在对外提供利用时进行保密或限制使用;上述手续、协议中无明确保密或限制使用条款的,由县档案馆按国家规定向社会提供利用。

第二十条 名人档案的利用形式:

()向有关单位或组织提供名人档案;

()与有关单位或个人联合开展对名人的学术研究;

()配合宣传教育及纪念活动,举办名人档案展览,以及利用其他媒体的进行宣传;

()为专家、学者的研究提供咨询与服务。

 

第五章 附 则

 

第二十一条 本办法由365bet大陆官网负责解释。

第二十二条  本办法自发布之日起施行。

 

 

 

 

 

 

附件:1、卷内文件目录格式

                                                卷内文件目录

顺序号

文号

责任者

    

日期

页号

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

填写说明:

(1)顺序号:以卷内文件排列先后顺序填写序号,亦即件号。

(2)文号:卷内文件材料的发文字号,无发文字号的应当空白。

(3)责任者:对文件材料负责的组织或个人,亦即卷内文件材料的署名者,无署名者的应当考证后填写;署名必须是规范的全称或简称。

(4)题名:卷内文件材料的标题,一般应照实抄录。文件材料没有标题或者标题不能说明文件材料内容的,应自拟标题,外加“[ ]”号。

(5)日期:卷内文件材料的形成时间,以8位阿拉伯数字标年月日,月日不足的两位的,前面用“0”补齐,如2017820,标为“20170820”。

(6)页号:每份卷内文件首页所对应的页号;最后一份文件材料,填写该件的起止页号,以示本卷文件材料结束,如起始和终止页号为“28-45”。

(7)备注:对文件材料而要说明的情况作简要标注。标注较多的,可将需要说明的情况填写在卷内备考表中。

 

 

 

 

 

 

 

 

2、         卷内备考表格式

                                                 卷内备考表

 

本卷情况说明:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

整 理 人:                      

整理时间 :                      

检 查 人:                      

检查时间:                      

 

填写说明:

(1)       本盒情况说明:盒内文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。归档后发生上述情况的,相关人员应当填写说明,并签名或盖章、标注日期。

(2)       整理人:由负责案卷整理的工作人员签名或者盖章。

(3)       整理时间:案卷整理完成的日期。

(4)       检查人:由负责案卷审核的人员签名或者盖章,检查人与整理人不得为同一人。

(5)       检查时间:归档材料审核的日期。

 

  

 

 

  

 

 

 

 

3、         信封封面格式

 

 

 

 

 

 

 

 

 

全宗号

分类号

案卷号

件号

页数

 

 

 

 

 

 

填写说明:

(1)       全宗名称:名人的姓名; 如“管惟炎”。

(2)       全宗号:档案馆给各位名人档案的编号。

(3)       分类号:各类档案的代字代号。

(4)       案卷号:案卷(盒)的顺序编号。在同一个分类号内,不允许出现重复的或空缺的案卷号。

(5)       件、页数:盒内文件材料的总件数和总页数。归档后发生变化的,在盒内备考表中说明。

 

 

4、         档案盒封面及盒脊标签格式

1)档案盒封面格式

 

如东县名人档案

 

 

 

 

 

 

 

 

(全宗名称)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(2)盒脊标签格式      

 

全宗号

 

分类号

 

案卷号

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5、案(盒)卷目录格式

                                                       案(盒)卷目录

序号

姓名

档号

件数

归档单位

归档时间

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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